En ocasiones, los padres expresan su malestar y su preocupación cuando han asistido a una reunión en la que han tenido que firmar un acta. Para favorecer la comunicación y la colaboración de los padres en estas reuniones, os dejo algunas recomendaciones. Al final de las mismas, os propongo un modelo de acta de reuniones.
1. CREA UN AMBIENTE DE CONFIANZA Y POSITIVO
- Comienza la reunión con la presentación de todos los profesionales del colegio que no conocen a los padres y explica, brevemente, por qué están hoy en la reunión.
- Pregunta a los padres cómo están y agradece su asistencia y su disposición.
- Resalta algo positivo del alumno antes de comenzar la reunión.
- Si algún asistente ha de marcharse antes de la reunión, anúncialo antes de comoenzar la reunión y da una breve explicación del por qué (sin detalles).
- Explica que, a lo largo de la reunión, se va a anotar en el acta todo lo que se trate, con el propósito de llevar un seguimiento formal de las actuaciones que se van a llevar a cabo, para favorecer el trabajo en equipo y la coordinación.
- Indica quién va a ir escribiendo el acta. Procura que la persona que escribe el acta, no sea la misma que tiene que abandonar la reunión antes de tiempo.
2. DEFINE EL MOTIVO DE LA REUNIÓN
- Explica, de manera sencilla y clara, el motivo de la reunión.
3. RECOPILA LAS ACTUACIONES QUE SE HAN LLEVADO A CABO
- Resume las actuaciones que se han llevado a cabo en el colegio y en el hogar familiar.
- Resalta primero las actuaciones que han funcionado, especialmente en el contexto familiar.
- Felicita a los padres por su colaboración y buen hacer.
- Define, de manera sencilla y clara, las estrategias que no han funcionado bien.
4. ANOTA ESTAS ACTUACIONES REALIZADAS EN EL ACTA
- Al reocger por escrito todas las actuaciones realizadas, tanto si han funcionado bien o mal, procura utilizar un lenguaje neutral y una perspectiva de trabajo en equipo, de manera que los padres no perciban que se les está responsabilizando únicamente a ellos de la conducta de su hijo/a.
5. ACUERDA LOS COMPROMISOS Y LAS NUEVAS MEDIDAS QUE SE VAN A LLEVAR A CABO
- Sobre la base de las estrategias que han funcionado bien en el contexto escolar y familiar, propón nuevas estrategias en ambos contextos.
- No propongas a los padres más de dos estrategias a la vez.
- Acuerda con los padres su compromiso de llevarlas a cabo.
6. ANOTA LOS ACUERDOS EN EL ACTA
- Escribe en el acta, de manera sencilla y clara, los acuerdos y compromisos que se han alcanzado en el conetxto escolar y en el familiar.
- Utiliza un lenguaje neutral para favorecer que los padres perciban que se va a llevar a cabo un trabajo en equipo.
7. CIERRA EL ACTA
- El asistente que anunció al comienzo de la reunión que tenía que marcharse antes del término de la misma, puede marcharse cuando lo necesite sin necesidad de interrumpir la reunión para explicarlo, ya que ya lo anticipó. Esto favorecerá que no se interrumpa el ritmo de la reunión y que los padres no perciban que se les está atendiendo con prisas.
- Muestra a los padres y a todos los asistentes el acta de la reunión.
- Informa a los padres que pueden leer el acta si lo desean o puedes proponer leerla en voz alta para todos.
- Pide a todos los asistentes que firmen el acta delante de los padres. Se recomienda que los profesionales del colegio firmen antes que los padres, para darles seguridad y confianza.
- Pregunta a los padres si quieren una copia del acta.
- Si los padres no quieren firmar, no les insistas. Deja en blanco el hueco de la firma debajo de sus nombres. Tras la reunión, anota en el acta que los padres no quisieron firmar el acta.
8. TERMINA LA REUNIÓN
- Nunca termines la reunión inmediatamente después de firmar el acta.
- Una vez firmada el acta, haz un breve resumen de los acuerdos, resalta la disposición del colegio para apoyar a los padres y al alumno en lo que necesiten, recuerda a los padres la próxima reunión de segumiento (si procede) y vuelve a agradecer su asistencia.
NOTA: para lograr que los padres se sientan cómodos y seguros en las reuniones, es importante iniciar y terminar las reuniones de manera positiva.
MODELO DE ACTA DE REUNIÓN
1. DATOS DEL ALUMNO
- Nombre y apellidos:
- Fecha de nacimiento:
- Curso:
- Tutor/a:
2. FECHA Y LUGAR DE LA REUNIÓN
- Fecha:
- Lugar: Colegio xxxxx
3. MOTIVO DE LA REUNIÓN
4. ASISTENTES
5. TEMAS TRATADOS
6. ACUERDO ALCANZADOS
FIRMA DE TODOS LOS ASISTENTES
Nombre y apellidos Nombre y apellidos
Firma Firma
Nombre y apellidos Nombre y apellidos
Firma Firma
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